何人かのスタッフで債務整理業務を行うような事務所では，スタッフの業務の進捗状況の管理が必要になってきます。サイむ整理くん４では，進捗状況ボタンを押すと，各債務者の処理状況がグラフで見ることができるようになっています。さらに，多数の債務者の債務整理を同時に行う事務所では，どうしても「作業漏れ」が発生します。これを防ぐためにサイむ整理くん４ではToDoリスト機能を搭載しました。

１）進捗状況の管理

サイむ整理くん４の左側にある「進捗状況」ボタンを押すと，各債務者の作業の進捗状況が一目でわかるようになっています。なお，進捗状況は，共通処理が終わるまでの段階と共通処理が終わって，任意整理や破産・個人再生等の作業の段階で色を分けて表示しています。

また，各債務者の処理に関しては，漠然とした納期（目標とする作業終了日時）を設定することをお勧めします。目標とする納期を設定すると，納期までの残り日数とやらなければならない作業量を比較して，余裕があれば緑で，余裕が無ければ黄色で，納期遅れの場合は赤で各作業を表示します。

作業の進め方や効率は，事務所で異なります。サイむ整理くん４では，進捗状況の管理の方法を事務所毎にカスタマイズすることができるようにしています。

２）ToDoリスト

上記の進捗状況の管理は，ひとつの作業を複数の作業工程に分解して管理しています（場合によっては，分解されたひとつの作業工程をさらに複数の作業工程に分解しています）。こうして，細分化された作業工程を全債務者について取り出して，納期が厳しい順に並べたものがToDoリストです。つまり，優先順位の高い作業から順にやるべき仕事を列挙したものがToDoリストです。（なお，納期設定が行われていない場合は，放置期間が長いものほど上に表示されます。）

 

Ｑ．進捗状況の管理をする目的は？

Ａ．工事現場やソフトウェアの製作の現場では，ガンチャートと呼ばれる進捗状況管理を使って，プロジェクトの進捗状況管理を行います。債務整理業務の場合，純粋に納期が決まっているわけではないし，また，決めたとして，相手（債権者や裁判所）の都合で，こちらの希望通りにはなりませんのでガンチャート式の進捗状況の管理はできません。債務整理の現場では，一般には「ベストエフォット＝最大限努力する」方法でスタッフが働いています。この方法だと，現場のスタッフは常に心に余裕がない状態で作業しているため，ストレスが多く，イライラした状態になりやすいです。（経験上，このような状態では，かえって作業の効率が落ちます。）。この状況を改善するために，この進捗状況やToDoリストの機能を作りました。可能ならこの日までに終えたいといった目標とする納期を設定しておけば，各作業の大まかな納期が決まり，事務所のスタッフは，どの作業がタイトなのか，どの作業はまだ時間的に余裕があるのかといったことが一目でわかるようになります。この結果，スタッフは，余分なストレスに晒されることも少なくなり，作業効率が向上します。

Ｑ．ToDoリストの目的は？

Ａ．複数のスタッフで業務を分担しながら債務整理を行う事務所では，各スタッフに作業担当を重複がないように割り当てているのが一般的です。しかし，各分野の作業は一定ではなく，時間の経過と共に常に増減するので，各スタッフは「目茶目茶忙しい状態」と「やることがない状態」（あるいは常に忙しいスタッフと大部分は暇なスタッフ）が発生します。仮に各分野のピークに合わせてスタッフを配置してしまうと，事務所全体ではかなりの無駄が発生している状態になります。これを避けるにはどうしたらいいか？ToDoリストを開くと，やらなければならない仕事が列挙されています。もし，自分の担当の仕事が終わって時間的に余裕があるスタッフが，このToDoリストを見て，他のスタッフに割り当てられている仕事のうち，自分でも協力できる作業があれば（そのスタッフに申し出て）作業を行えば，事務所全体の効率は大きく向上します。（実際には，作業量は給与や賞与と関係しますので，この仕組みだけでは足りないのですが・・・）。事務所の責任者は，この仕組みを理解すれば，将来的に，どのスタッフが忙しくなり（逆にいえば，どのスタッフが暇になる）かが予測できます。あるいは，スタッフが足りているのか足りていないのかといった判断もできます。

Ｑ．作業が終わったら何かしなければなりませんか？

Ａ．通常通りサイむ整理くんを操作してください。作業の終了状態は，サイむ整理くんが自動判断します。このため，作業が終わっているのに，まだ終わっていない状態になっていることがありますが，気にせずに作業を前に進めてください。どうしても気になるようなら，現在の状況のリストボックスを「作業完了」に変更してください。